Automatización de facturas electrónicas: 7 principios clave

Es probable que si estás leyendo esto, en algún momento de tu carrera te hubiera ayudado mucho que generar una factura electrónica fuera tan sencillo como hoy.

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Tanto para la función financiera de una empresa como para las cabezas de departamento que tienen entre sus responsabilidades el hacer compras, que un proceso de facturación se beneficie de la automatización sería una gran ventaja.

Ahora bien, ¿qué es una factura electrónica? Se trata de un equivalente del documento físico que da fe de la compraventa de un producto o servicio y de su respectivo costo.

En una operación eficiente es casi imposible que ocurra una transacción que no esté documentada en forma de una factura: desde la compra de insumos de papelería, hasta la licencia del software más sofisticado.

Sin una factura, dichos intercambios carecen de formalidad. Las consecuencias de ello varían entre un regaño por parte de la contaduría y cuestiones bastante más serias, que pueden llegar a tener repercusiones legales y fiscales.

Por su enorme importancia, muchas empresas han optado por comenzar a automatizar procesos de facturación. En pocas palabras, esto quiere decir utilizar un software que les brinde rapidez, seguridad y eficiencia con sus facturas electrónicas.

Y es que destinar el tiempo de tu equipo a completar esta tarea manualmente es un verdadero despropósito:

Por el contrario, existen diversas razones por las cuales podría convenirle a tu empresa decantarse por automatizar este proceso (aunque, por supuesto, una inversión de este tipo no viene sin sus asegunes).

De ahí que decidimos recopilar y compartir contigo los principios clave de la automatización de facturas electrónicas, así como los factores que debes considerar para determinar si le conviene o no a tu negocio.

Los 7 principios clave de la automatización de facturas electrónicas

La tendencia en los equipos financieros de las empresas se inclinan hacia la adopción de procesos automatizados. Esto porque lo más probable es que cualquier negocio obtenga beneficios al hacerlo.

Dicho lo anterior, sería riesgoso dar el mismo consejo para todas las empresas. La etapa de maduración en la que se encuentre cada una determina la profundidad con la que ciertos cambios pueden o no implementarse.

Pero eso lo analizaremos con más detalle en unos momentos. Vayamos a los principios clave.

1. Incrementa la productividad

En los departamentos de Finanzas o Contaduría uno de los procesos que le quita más tiempo a los equipos es la facturación manual.

AMI Partners se dio a la tarea investigarlo y encontraron que los equipos de finanzas que automatizan su proceso de facturación ganaron hasta un 16% de tiempo para otras actividades.

Por ejemplo, analizar tendencias de gasto, encontrar oportunidades para reducir costos, o aprender y aplicar nuevas soluciones a otros problemas.

En este contexto, la automatización equivale a mejores resultados en una menor cantidad de tiempo. Eventualmente, con estos cambios podrás notar que los niveles de productividad de tu capital humano abonan a los planes de crecimiento.

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2. Gestiona las compras de punta a punta

Decíamos que tanto los equipos de finanzas como la contaduría y las cabezas de departamentos se pueden beneficiar de un sistema automatizado de facturas.

Este beneficio proviene de lo que puede darte tener un controlador de compras punta a punta. Veámoslo con detenimiento.

Punta a punta (o end-to-end) se denomina a los procesos que, a través de un sistema o servicio, brindan una solución integral a las necesidades del negocio sin la necesidad de que intervenga un tercero.

Su misión general consiste en quitar del medio tantas etapas o pasos como sea posible, con la finalidad de optimizar la eficiencia de un negocio. Por eso es que virtualmente todas las áreas pueden beneficiarse de un sistema como éste: por igual RH que logística podrían satisfacer sus necesidades de software y hardware con el mismo proveedor.

En el contexto del departamento de tesorería, remueve de la ecuación la necesidad de dispersar la información en diferentes soportes (emails, hojas de cálculo, incluso papel). Esto crea para los managers la posibilidad de supervisar el proceso desde un solo centro de control.

Así se garantiza que la comunicación con proveedores ocurra con transparencia y cumplimiento de los acuerdos comerciales, se reduce el número de fuentes de los diferentes inputs, y se vigila con precisión el estatus de las adquisiciones.

En el ejemplo anterior, llevar el proceso de compras punta a punta con automatización de facturas aportaría todos estos beneficios al equipo de compras al gestionar con un mismo proveedor un paquete que integrara todos los gastos de viajes de negocios (sin perder o duplicar un solo recibo).

3. Produce data para tu sistema de planificación empresarial (ERP)

Decíamos que uno de los beneficios que tiene la gestión punta a punta con procesos automatizados de facturación es que ayuda a concentrar en un solo lugar la diversidad de inputs que recibes.

Para mantener en orden esta diversidad existen los sistemas de planificación empresarial (o ERP, por sus siglas en inglés). Se trata de un sistema de softwares que utilizan tanto las organizaciones públicas como las privadas, para gestionar sus operaciones.

Su función principal es actuar como salvoconducto de todos los datos que se generan y fluyen en la empresa. Esto asegura el funcionamiento adecuado de todas las unidades de negocio.

Dentro de la función financiera, el ERP organiza las diferentes células que la componen. Contabilidad, cuentas por pagar, control de gastos, planeación y análisis, administración de activos y, por supuesto, facturación, crean informes y se nutren de los datos disponibles en el software.

Sabiendo lo anterior, ¿para qué sirve una factura electrónica que se genere mediante un proceso automático en este contexto?

Supongamos que tu empresa ofrece un catálogo de herramientas: martillos, pinzas, sierras, clavos, taladros, etcétera.

Cada que factures una venta es indispensable que la clasificación del artículo se vea reflejada de manera idéntica en todos los outlets de información de tu empresa. No te convendría tener el mismo artículo bajo diferentes etiquetas: “martillo”, “mart”, “mto”.

Si un cliente generara un pedido por 50 unidades, tanto en la factura como en el libro contable, debe constar la venta de 50 unidades de “martillo”. La automatización de facturas electrónicas en coordinación con tu ERP asegura que esto se cumpla al pie de la letra.

4. Estandariza procesos en la unidad de planeación financiera y análisis

Toda la explicación anterior nos sirve para llegar al siguiente principio clave: la automatización de facturas electrónicas armonizada con tu ERP es fundamental para la estandarización de procesos en la unidad de FP&A.

Las consecuencias que un simple typo puede tener para la ardua labor de entrada de datos puede retrasar considerablemente tus procesos y crear cuellos de botella.

No exageramos: las ramificaciones que una fecha equivocada puede tener en un factura u orden de pago comienzan en un retraso de la transferencia de fondos, que puede desembocar en la pérdida de un descuento por pago oportuno.

Y a eso le podemos agregar el tiempo que un miembro de tu equipo va a invertir en buscar y encontrar el dato correcto, verificarlo, corregirlo, y correr de nuevo los cálculos.

Aquí hablamos de perder un descuento, pero una inconsistencia como ésta en una operación de mayor calado podría obstaculizar el cumplimiento de tus metas de crecimiento (o una estimación inexacta de éstas).

El mismo estudio de AMI Partners sostiene que gracias a la automatización, 60% de las empresas consultadas minimizaron el pain point que implicaba rastrear manualmente las inconsistencias de los reportes.

La estructura común de datos que se comparte a lo largo y ancho de la empresa es vital para que al realizar la planeación financiera de tu empresa, el equipo identifique adecuadamente dónde están las oportunidades de crecimiento.

5. Controla los gastos y optimiza los recursos

Este principio clave es simple: de acuerdo con un estudio realizad por IntelliChief, el procesamiento de una factura física es significativamente más costosa que una digital.

El costo de generar una factura manualmente y entregar un equivalente físico oscila entre los US$14 y US$17 cada una. Cuando se automatizan, no superan los US$3.

Los ahorros en este rubro no provienen únicamente de la reducción de insumos (papel, tinta y envío), sino también de la armonización procesos adyacentes y tareas de mucha importancia, como la conciliación de cuentas por cobrar.

Además –y créenos que no es un asunto de menor importancia–, sin duda hay un componente de responsabilidad social corporativa importante cuando se toman acciones para reducir el consumo de materias primas y la huella de carbono de las empresas.

6. Reduce el margen de errores humanos

Es cierto que en ninguna operación donde se involucren seres humanos está libre de error, pero gracias a la innovación podemos tener un sistema que nos ayude a vigilar las inconsistencias cuando éstas ocurran.

Un estudio realizado por Smartsheet indica que el 66% de los trabajadores encuestados considera que eliminar el error humano es uno de los principales obstáculos que la automatización puede ayudar a superar.

El mismo estudio sostiene que las nuevas generaciones tienen un mayor grado de aceptación y presentan una actitud más optimista respecto al futuro de la automatización, pues las consideran un complemento de las actividades que requieren de análisis y pensamiento crítico.

En el frente administrativo, también está comprobado que el procesamiento automático de facturas electrónicas puede incrementar la precisión en procesos que demandan cada vez más exactitud, como la conciliación de pagos.

Es así que la promesa de la automatización consiste en ayudar a que los desaciertos no pasen desapercibidos y puedan corregirse a tiempo, y no la de reemplazar funciones.

7. Facilita las compras en línea para tus clientes

Ahora que conocemos cómo funciona la automatización de facturas electrónicas, veamos todo los beneficios que tiene esta acción, tanto para el consumidor como para el negocio:

• Ninguna persona de tu equipo tendría que introducir manualmente los datos, lo que les libera tiempo para tareas más importantes.
• La misma persona que efectuó el gasto te dice dónde, cuándo y cómo lo hizo. Nada de tener que perseguir a tus colegas para averiguarlo.
• Tu sistema de ERP puede clasificar estos gastos bajo una misma etiqueta, lo que en el largo plazo será un input valioso para tu planeación financiera.
• Ahorra dinero a tu empresa y muestra sensibilidad a tus consumidores sobre temas de interés público.
• Crea una red de confianza para tu equipo con herramientas que disminuyan la necesidad de correr una y mil pruebas.
• Robustece tu base de datos con la información que recopiles mediante tu servicio de facturación electrónica.
• Fideliza clientes y mantén una oferta competitiva gracias a un servicio eficaz y que disminuye la fricción.

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Pasos a seguir: ¿cómo empiezo a automatizar mi procesamiento de facturas?

En ocasiones, cuando las empresas se enfrentan a la adopción de nuevos procesos, lo primero que puede desincentivar la innovación es no saber cómo empezar.

Sin embargo, arrancar con la automatización de factura hoy en día es por igual un beneficio para el departamento de finanzas y cuentas por pagar, así como un excelente primer paso hacia la automatización general de otras áreas.

Así que veamos tres sencillos lugares por los cuales comenzar.

Identifica los datos que requieres extraer

Este es el primer paso de cualquier mapa de ruta hacia la automatización de procesos.

Unificar los datos que requerirás para generar facturas de manera automática viene dado, generalmente, por las disposiciones de la autoridad.

Así que la decisión verdaderamente estratégica viene dada por qué otro tipo de datos puede extraerse de los formatos que llenen tus clientes.

Decidir sobre este tema con una visión de largo plazo complementa algunos diferentes beneficios, como estandarizar tus procesos o armonizar tu CRM.

Produce una plantilla intuitiva

Esta medida es particularmente útil para para las facturas que generes previas al pago.

Un formato como sencillo realmente implica un menor esfuerzo en comparación con realizar el proceso manualmente.

Además, abona a que el margen de error se reduzca pues, al ser tu cliente quien directamente introduzca sus datos fiscales, desaparece la necesidad de que tus colaboradores revisen una y otra vez los datos.

Con esto avanzas las primeras acciones hacia:

• Ser más consistente: el que un mismo formato se utilice como “materia prima” de todo el proceso ayuda a que obtengas los datos predeterminados.
• Ayudar a tus clientes: llenar un formato es una actividad que todos hemos llevado a cabo, por lo que para cualquiera de tus clientes será sencillo hacerlo.

Crea un sistema de almacenamiento

Comienza a utilizar un sistema que te permita llevar un registro documental de las facturas que vas a generar con automatización. Esto te permitirá mantener en orden la información que generes.

Sabemos que puede parecer contraintuitivo del beneficio que tiene la facturación automática para la productividad, pero es mejor diseñar esos procesos desde el principio, cuando la cantidad de información disponible no es tan grande.

Además —y esto es quizá la parte más importante—, te ayuda a mantener estos tres aspectos en orden:

• Transparencia: tanto clientes como el área de contaduría podrán revisar con facilidad el estatus de cada factura.
  

• Auditoría: en cualquier momento que requieras localizar dónde sucede cada transacción de tu negocio, podrás hacerlo gracias a que tu proceso de documentación es ordenado.
  

• Recibe tus pagos a tiempo: no necesitamos abundar demasiado, pero tener control sobre quién tiene alguna cuenta pendiente con tu empresa es fundamental para tus finanzas.

¿Dónde está el truco?

Entendemos que hasta ahora nuestro acercamiento al tema puede parecer parcial. Como ya advertimos, hay riesgo en hacer la misma recomendación a diferentes empresas.

Una empresa multinacional y consolidada puede permitirse la experimentación con diferentes herramientas y absorber los costos de una curva de aprendizaje durante un largo periodo. Una startup que recién levantó su primera ronda de capital semilla, quizá no.

Deloitte estima que sólo el 32% de las compañías están técnicamente preparadas para asumir las implicaciones de la automatización, mientras que únicamente el 12% lo está para el impacto que tendrá en su cultura organizacional.

Los retos técnicos y de costos que implica adoptar la automatización de facturas electrónicas o de cualquier otro proceso de la función financiera de tu empresa requieren un balance del costo beneficio.

La clave para interpretar estos 7 principios se encuentra en buscar la solución que mejor se adapte a tus necesidades, las cuales cambian en función de la etapa de desarrollo en que se encuentre tu empresa.