Control de gastos: 5 claves para una transición digital exitosa

money in Mexico, startup charge card, corporate credit card
Antonio Campos
Publicado:
February 16, 2021

Nómina, renta, utilidades, seguros, marketing, proveedores, entre muchos otros. Cuando se trata de control de gastos, la lista para las pequeñas y medianas empresas parece no tener fin. Y qué peligroso puede ser si no hay orden.


Un estudio del US Bank revela que el 82% de las pequeñas y medianas empresas que cierran es debido a un flujo de caja insuficiente, estrechamente relacionado con una mala administración del capital disponible.


Ahora bien, vale la pena aclarar que, en este contexto, la diferencia entre costo y gasto no tiene una connotación negativa. Como reza el dicho: “Si quieres hacer dinero, debes de gastar dinero”.


Según diversos especialistas, una clave para mantener las finanzas de tu negocio en el lado correcto de la curva está en la adopción de herramientas digitales para descifrar cómo controlar los gastos de una empresa, y así brindarles mayor seguridad.


Con el objetivo de ayudarte a mejorar el marco de trabajo de tu equipo de finanzas, en esta ocasión queremos compartirte información sobre el control de gastos, por qué le conviene a tu empresa fortalecerlo con herramientas digitales y sobre todo, algunos consejos para que realices una transición exitosa de un modelo análogo hacia uno digital.

banner-tribal-herramientas-fintech-startup


Así funciona el control de gastos digital

La digitalización del control de gastos se refiere a la utilización de un software diseñado para clasificar, gestionar, monitorear y responder a las actividades relacionadas con los gastos dentro de una empresa.


Se trata de programas con la capacidad de recolectar y producir informes de gasto a detalle. Usualmente, este tipo de servicios ofrecen la posibilidad de integrar los diferentes medios de pago que se utilizan en una empresa: tarjetas de crédito, viajes, proveedores, entre otros.


Hoy como nunca antes, la transición digital de las finanzas de tu empresa es una meta realista, gracias a la amplia variedad y disponibilidad de servicios y datos, así como por la habilidad de los equipos para adaptarse a nuevas herramientas para procesarlos. Veamos ahora por qué puede darte una ventaja competitiva.

¿Por qué le conviene a tu empresa digitalizar el control de gastos?

“Gastar el dinero siempre parece que es algo divertido, pero se puede convertir en un problema. Necesitábamos soluciones para ser más eficientes en la manera que gastábamos el dinero”.


Así explican Carlos y Avent Gamboa, cofundadores de The Gang, el reto al que se enfrentaban al no contar con una solución para el control de los gastos de su empresa.


A pesar de que el giro de su negocio no está alineado a la función financiera, sin duda tienen que sortear retos que involucran la eficiencia de presupuestos, o encontrar un sistema que les permita monitorear gastos.


Resulta posible decir que la digitalización del control de gastos puede beneficiar a cualquier empresa. Sin embargo, los retos que las cabezas de estos departamentos enfrentan son de otra índole.


Por ejemplo, el 92% de los líderes financieros de 89 diferentes compañías aseguran que han comenzado el proceso de introducción de herramientas digitales en sus departamentos. Sin embargo, sólo el 11% considera estar en una etapa avanzada respecto a sus roadmaps.


Lo anterior de acuerdo con la encuesta anual de EY Digital Disruption in Finance, en donde también se indica que el 56% de los encuestados dice confiar en la completud y precisión de la data financiera que generan, pero sólo 22% se dice capaz de lograr esto sin una intervención manual significativa.


Esto quiere decir que, actualmente, los equipos de finanzas requieren amplios esfuerzos análogos para compensar la falta de procesos automatizados para generar y procesar información con la precisión requerida.


Una lectura de estas cifras sugiere que en el sector siguen existiendo reservas y puntos de fricción cuando se trata de “delegar” ciertas responsabilidades a sistemas digitales, especialmente en tareas que son vitales para la salud de las empresas.


No obstante, las razones que pueden motivar una adopción de estos sistemas parecen superar los obstáculos desde otros frentes.


Por ejemplo, en el contexto del trabajo remoto y la posible vuelta a las oficinas en esquemas híbridos, contar con un sistema de control de gastos resuelve un problema logístico. Ya no dependerás de la administración de un archivo con toda la documentación física de reportes, recibos, facturas, o libros de contabilidad.


Banner-trabajo-hibrido-tribal-empleo


También puede ayudarte a recuperar tiempo y optimizar tu capital humano, debido a que no sacrificarás a miembros de tu equipo para realizar tareas que se pueden simplificar a través de medios digitales (como son ingresar facturas o actualizar reportes).


Gracias a que los administradores contarán con visibilidad y control totales sobre las transacciones de tu empresa, podrás agregar un filtro de seguridad a tus procesos de compliance legal, fiscal y contable.


Y por último, pero no menos importante, habrá más transparencia y rendición de cuentas. Cuando todo el equipo financiero cuenta con visibilidad y se reduce el margen de error humano, el seguimiento de normas y políticas de gasto ocurre con más rigor.

La disrupción digital: dos escenarios


El mapa de ruta de la digitalización no depende exclusivamente de la utilización de herramientas y soluciones de software. El cambio que significa es profundo, porque impacta directamente las funciones de los departamentos de finanzas, así como la percepción que se tiene de ellos en la organización.


En un estudio realizado por la firma Oliver Wyman acerca de cómo mantener la relevancia de la función financiera en el contexto de la digitalización, se prevén dos escenarios:


  1. Las tareas financieras pueden ser parcialmente automatizadas, lo que puede resultar en equipos más reducidos y compactos que ejecuten con mayor eficacia sus tareas.


En este escenario, se corre el riesgo de que los ejecutivos financieros acepten el cambio digital como un factor externo y ajeno a su función. Esto traería como consecuencia que se reduzca el tamaño de los equipos y se opte por migrar hacia un reporte y control internos en cada unidad de negocio.


El otro posible resultado, más optimista, es que los ejecutivos de finanzas aprovechen las oportunidades que ofrece la digitalización en su área para convertirse en impulsores de una transformación en toda la compañía.


  1. La digitalización de los procesos eleva la calidad de los resultados y asume una mayor relevancia para la empresa.


En este segundo escenario, la función financiera recurre al uso de analytics e inteligencia artificial para optimizar la toma de decisiones de negocio. De esta manera, el líder financiero se transforma en un asesor para todas las unidades de la empresa.


Dado que su papel es transversal a toda la operación, cada departamento puede verse beneficiado al recibir insights financieros hechos a la medida.


La digitalización de la función financiera implica un cambio radical en el rol del departamento: se debe cambiar el paradigma de un equipo orientado a la costo-eficiencia hacia la realización de actividades con aportación de valor.


Por ello, identificar las áreas donde se puede generar un impacto positivo en el corto y mediano plazo, facilita la comunicación de un plan con mayor alcance.

5 claves para una transición digital exitosa en el control de gastos


El control de gastos es una de las áreas donde la sinergia entre herramientas digitales y un cambio de mentalidad en los equipos financieros podría tener un impacto positivo en el corto plazo.


Para ello, hay que tomar en cuenta que, de entre las múltiples funciones de una unidad financiera, quizá la del control de gastos es la que implica un menor reto técnico cuando se explica al resto de las unidades de negocio.


Comprender desde ese punto de vista las bondades de la transición digital es una estrategia pedagógica positiva.


Veamos ahora cuáles son las 5 claves que debes considerar cuando decidas que tu equipo transite hacia una operación digital en el control de gastos.

1. Automatización orientada al crecimiento


Cuando el momento de que tu compañía crezca, asegúrate de poner los planes de crecimiento en el centro de las decisiones que tomes.


Automatizar la totalidad de tus procesos sólo porque existe la tecnología que lo hace posible, puede ser contraproducente.


Los obstáculos pueden ir desde rechazo a las herramientas hasta una subutilización, en caso de que no expliques debidamente la misión del cambio.


Encuentra la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades, pero también asegúrate de que se trate de una empresa que pueda crecer a la par contigo.

2. Inversión en las herramientas adecuadas


No es una tarea fácil encontrar las herramientas adecuadas para digitalizar tus operaciones. En el caso de los departamentos financieros, un tablero que dé soporte a tu operación debe contar con:


Visualización: a medida en que tu empresa crece será más complicado dar seguimiento a cada operación financiera que realices en una hoja de cálculo. Para ello es mejor contar con representaciones visuales gráficas que te entreguen la información que requieres en un formato más accesible.


Seguimiento en tiempo real: asegúrate de que el sistema que elijas ofrezca la posibilidad de reportar en tiempo real los movimientos financieros de tu empresa. Con esto, tendrás la habilidad de actuar rápidamente ante cualquier imprevisto.


Customización: para que puedas delegar a tu equipo la toma de decisiones importantes, tienes que prevenirlos con los datos y la información adecuada. Para ello, tu tablero de control debe tener la capacidad para combinar diferentes aspectos de las finanzas de la empresa en un mismo centro de mando.

tribal-panel-control-gastos


3. Descentralización de data y analytics


Aunque por el momento sea demasiado ambicioso sugerir la aplicación de blockchain en todas las empresas, lo cierto es que las tendencias indican que es un camino que se debe considerar. Esto, principalmente, por el robustecimiento que ofrecen en la seguridad de tus finanzas.


De acuerdo con Amazon Web Services, una red distribuida puede agregar estos beneficios:


  • Un ambiente donde no sea necesaria la confianza para realizar transacciones, pues todos los involucrados tienen acceso a la misma información.
  • Una mejor reconciliación de datos que disminuya las inconsistencias.
  • Una reducción de los puntos ciegos en tu sistema de seguridad.
  • Una distribución de recursos más ágil.

4. Escalabilidad sin fuerza de trabajo adicional

Si actualmente tu empresa se encuentra en proceso de crecimiento, es probable que te estés preguntando si debes contratar más personal. Es cierto que todas las empresas desean atraer al mejor talento posible, pero esto no siempre es lo más conveniente.


Por ejemplo, en el caso de los departamentos de finanzas, debes preguntarte si necesitas un equipo más grande para “crunchear” números. Ya veíamos que la tendencia al error humano cuando se procesan gastos de manera análoga es grande.


Un estudio de PwC afirma que las empresas en donde se adopta la automatización tienen menores costos de operación y suelen ser más eficientes.

gasto-finanzas-ingreso-compañía-pwc
Fuente: PwC


Si bien el estudio abordó compañías que facturan más de mil millones de dólares, señalan que la tendencia parece replicarse en empresas de menor escala. Un staff financiero numeroso no equivale a una función financiera eficiente.

5. Pronta atención de la brecha digital


La encuesta de EY señala que, a pesar de que el 71% de los líderes financieros consultados asegura que tienen talento suficiente en la compañía para gerenciar procesos de cambio, el 72% reconoce que no ha invertido lo suficiente en capacitación sobre procesos digitales y tecnologías emergentes.


La digitalización del control de pagos y la ramificación de controles digitales en otras áreas del departamento de finanzas también significa la oportunidad de reorganizar el perfil de los profesionales financieros.


Es responsabilidad de las empresas identificar el futuro de los roles que tienen definidos y de atender las brechas de aprendizaje, sobre todo en materia digital. La obligación del talento es responder con apertura y disponibilidad a un proceso de aprendizaje complejo y que demandará compromiso.

Conclusión


La digitalización de las finanzas pasó de ser una estrategia de IT a una de negocios. De manera inversa, las finanzas digitales no son exclusivamente un tema de negocios, sino que también impactan la relación que otros departamentos tienen con nuevas herramientas.


Por su parte, el rol que los ejecutivos de finanzas adoptan frente a la digitalización del sector pasa de estar acotado a compliance y auditoría. Hoy en día, lo que se busca de un líder financiero es su capacidad de adaptarse a las diferentes necesidades del negocio y a aportar en el cumplimiento de la estrategia general.


Cierto: ninguna compañía quiere quedarse sin dinero y por eso necesita controlar sus gastos. Pero es igualmente importante no limitar a sus departamentos financieros a esa función.