Planeación financiera para iniciar el año: buenas prácticas para líderes financieros
Hoy en día los procesos de planeación financiera y pronóstico son cruciales para el crecimiento de cualquier empresa. Los líderes financieros (principalmente los CFOs y las unidades de análisis) buscan formas de reducir cada vez más la incertidumbre durante los diferentes ciclos del año.
Si la tuya es una empresa mayorista y tienes intención de ampliarla, debes planificar con cuidado para no poner en peligro lo que has construido hasta ahora. Esto significa disponer de una financiación adecuada y asegurarte de que tu cadena de suministro, tu personal y tus sistemas pueden afrontar la expansión que tienes prevista.
En ese contexto, el CFO Transition Lab de Deloitte señala los siguientes puntos como los que generan mayor fricción durante la planeación financiera:
- Desarrollo y modelación de escenarios constantes.
- Falta de confianza en las proyecciones a futuro.
- Creciente urgencia en la toma de decisiones.
- Ambigüedad en los criterios utilizados para la toma de decisiones.
- Iteración manual excesiva y costosa.
Para sortearlos, existen una serie de estrategias que puedes seguir. Especialmente, cuando tienes que determinar en tu presupuesto anual cuestiones como los costos fiscales de cada periodo o la adopción de nuevas herramientas para optimizar sus procesos.
Dado que sabemos la necesidad de las empresas por desarrollar marcos de trabajo más dinámicos para la planeación y proyección financiera, queremos compartir contigo algunas buenas prácticas con las que cualquier líder financiero se puede beneficiar.
Enfoca a tu equipo en el análisis y la planeación estratégica
De acuerdo con un estudio de PwC, los departamentos financieros invierten una considerable cantidad de tiempo y recursos en la creación de un presupuesto anual. Sin embargo, menos del 50% del proceso se dedica al análisis, la planeación estratégica o al establecimiento de objetivos.
Los retos que genera una situación como ésta son, principalmente, de tiempo. Por eso en la mayoría de las empresas comienzan los procesos de planeación financiera y elaboración de presupuestos antes del cierre del año fiscal, pues pueden llegar a extenderse por varios meses (el mismo estudio señala que, idealmente, no debería de tomar más de 28 días elaborarlo).
Esto da pie a que una vez terminado el presupuesto la data esté desactualizada, necesite de una iteración, o que deje de ser compatible con los objetivos de planeación financiera para los que se planteó.
Si bien no hay una medida que se pueda implementar para satisfacer las necesidades de todas las empresas, hay puntos en común que te pueden ayudar a resolver eficientemente este ejercicio.
Define los objetivos del armado de tu presupuesto. Luego, asígnale un objetivo, y genera una serie de resultados clave con base en los cuales puedas identificar el avance de cada uno. Por ejemplo:
Armado de presupuesto:
- Integrar los planes estratégico, operativo y financiero.
- La integración de este sistema se enfoca en la modelación y el análisis.
- Utiliza un plan drive-based para cumplir las metas del presupuesto.
Los analistas de PwC sugieren que, apegándose a objetivos como estos, se puede reducir el número de iteraciones, la cantidad de etiquetas para gastos asignados, así como favorecer la creación de modelos más flexibles.
El futuro es incierto: elige un modelo de planeación financiera que no lo sea tanto
Sin duda, uno de los elementos cruciales en la planeación financiera de una empresa es el pronóstico (o forecasting).
Lo anterior porque cada vez que se proyecta un resultado a futuro, éste queda sujeto a la probabilidad de los eventos que sucedan antes de que se cumpla con el marco de tiempo determinado en cada iteración.
En la actualidad, existen diferentes modelos de planeación financiera para pronosticar el estado de las finanzas de tu empresa. De acuerdo con un benchmarking realizado por FP&A Trends, el modelo más utilizado para realizar pronósticos financieros en la actualidad es el drive-based.
Este modelo se basa en la construcción de escenarios que impactan materialmente la salud financiera de tu negocio.
Pongamos un ejemplo: tu empresa es un negocio minorista y necesitas saber cuántos ingresos te genera uno de los locales donde almacenas tu mercancía. El modelo drive-based te permite obtener el costo de cada metro cuadrado, la mercancía que puedes almacenar en él, y cuánto significa en ventas.
Esta manera de realizar el análisis de la situación financiera de tu empresa favorece la creación de estados financieros más detallados.
Lidera la transición digital de tu equipo: automatización de procesos
La firma consultora Gartner define la automatización financiera como el tipo de tecnología que integra el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para realizar análisis, modelación, administración de nóminas, preparar estados financieros, entre otros.
Aplicar procesos de automatización reduce la necesidad de intervención humana en tareas que demandan una alta cantidad de tiempo, pero que no agregan suficiente valor a la empresa como para justificar que se lleven a cabo por un colaborador.
De acuerdo también con Gartner, los líderes financieros consideran que alrededor del 89% de las tareas que comúnmente realiza un equipo de administración y contabilidad se pueden automatizar.
Ahora bien, aunque en primera instancia la automatización de ciertos procesos puede parecer una excusa para “cortar cabezas” y con ello cuadrar presupuestos, no podría estar más lejos de una buena práctica.
Un líder financiero que apueste por la automatización también está en busca de transicionar hacia formas de trabajo que le permitan a sus colaboradores más tiempo para el análisis y la estrategia (que, como ya vimos, es un área de oportunidad en la elaboración de presupuestos).
Sigue el dinero: sistemas de monitoreo presupuestario
De acuerdo con el U.S. Bank, el 82% de las empresas fallan porque se quedan sin dinero. Sobra decirlo, pero si tu empresa se queda sin fondos para mantener la operación, ya no es más una empresa.
Además de que consigas una fuente de financiamiento estable para tu negocio, la única forma en que puedes ser minucioso y vigilante con el dinero que tienes disponible es monitorear constantemente tu flujo de efectivo.
El flujo de efectivo es un elemento importante que hay que gestionar en la expansión de cualquier empresa, pero es especialmente importante para los mayoristas.
A medida que los pedidos de los clientes aumentan y se suman nuevos clientes a la cartera, es necesario gastar más en suministros para satisfacer estas necesidades. La actividad mayorista implica a menudo disponer de existencias suficientes para satisfacer rápidamente los pedidos, ya que éste es el servicio clave que presta a los clientes. Por lo tanto, tendrás que invertir una cantidad desproporcionada en aumentar tus existencias a medida que crezcas.
Cualquier problema de flujo de caja, por mínimo que sea, puede tener consecuencias imprevistas. Por ejemplo, falta de liquidez para pagar las facturas, más deudas y, a la larga, una mala imagen de la empresa.
Antes, monitorear este flujo significaba una labor titánica para los equipos financieros, pues había que dar seguimiento de forma manual a todos las diferentes etiquetas de gasto. Hoy en día existen herramientas que integran estas funciones en soluciones prácticas.
El panel de control de gastos de Tribal es una herramienta que te ofrece la opción de tener monitoreados todos los gastos de tu empresa en un solo lugar y categorizarlos por área o colaborador. Más aún, nuestras soluciones de pago te pueden ayudar a concentrar en una sola línea de crédito prácticamente todos los gastos que necesite tu empresa.
Más vale cumplir con esos impuestos: revisión fiscal
Los cambios constantes en la normatividad fiscal del país donde opera tu empresa pueden significar un riesgo, por lo que pasarlos por alto sería un error.
Cumplir con estas disposiciones es fundamental para que tu empresa mitigue gastos imprevistos en tu planeación financiera y reduzca todos los riesgos asociados con el incumplimiento de la ley tributaria o fiscal.
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Éstos pueden ir desde el pago de multas elevadas, pasando por el daño a la reputación de tu empresa, hasta la pérdida de clientes, pues hay personas físicas y morales que tienen como política no establecer relaciones comerciales con empresas deudoras.
Para evitar algunos de estos obstáculos, estima como parte de tu planeación financiera la necesidad de realizar revisiones fiscales de manera periódica.
Cifras de Thomson Reuters reportan que las empresas donde utilizan un software complementario para esta tarea, han incrementado la eficiencia de sus equipos contables y fiscales en un 75%, así como una reducción de costos del 50%.
Haz uso de cada herramienta disponible
Todas las buenas prácticas listadas arriba tienen el objetivo de acompañar a los líderes de las empresas durante la planeación financiera para este comienzo de año.
Como última recomendación, podemos decirte que intentes hacer uso de todas estas herramientas de manera conjunta. Cabe aclarar que no son una fórmula mágica: la secuencia que aquí compartimos contigo tiene sus propios detalles.
Alinea los objetivos de tu presupuesto utilizando el método que más le convenga a tu empresa: objetivos similares a los que planteamos serían de ayuda para reducir el tiempo y los recursos que dedicas a comprender los pormenores de la salud financiera de tu negocio.
Pon la tecnología de tu lado: ya sea que la utilices para modelación o para automatización de procesos. Todo lo que inviertas en que tu equipo se mantenga actualizado y capacitado en esta clase de tendencias, terminará por redituar tarde o temprano.
Genera contrapesos en tus sistemas de vigilancia: suma a que las tareas de monitoreo de tu presupuesto estén sujetas a una revisión doble, así como a que tu empresa cumpla en tiempo y forma con sus obligaciones fiscales.
Independientemente de la ruta que sigas, nunca dejes de planear los siguientes pasos de tu empresa.
