Organización descentralizada: cómo gestionar equipos de trabajo en diversas latitudes

Antonio Campos
Publicado:
March 18, 2022
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Conforme una compañía crece, se ve en la necesidad de establecer la dinámica de su gerencia y de la toma de decisiones: ¿se llevarán a cabo de manera centralizada o será el modelo de organización descentralizada el predominante?

Los cambios tecnológicos, en los hábitos de consumo, y de las expectativas de la fuerza de trabajo, propician que decidir por el modelo organizacional adecuado sea fundamental para los planes de crecimiento. Esto, sin embargo, plantea preguntas importantes:

  • ¿Los gerentes tomarán la dirección de proyectos o asignarán colaboradores de niveles medio y de entrada para encabezar las iniciativas?
  • ¿Cuál será el nivel de input que tendrán los colaboradores junior?
  • ¿Quiénes serán los responsables de la toma decisiones, la propuesta de soluciones, y las innovaciones?

Es precisamente en un contexto de expansión y crecimiento donde este tipo de preguntas comienzan a surgir. Y también donde las empresas deben elegir entre una estructura centralizada, una organización descentralizada, o una combinación de ambas.

Al igual que en muchos otros aspectos del desarrollo empresarial, no existe una sola respuesta correcta. Se toman en cuenta cuestiones como las características de la industria a la que pertenece, así como las capacidades de la fuerza de trabajo.

Es por estas razones que queremos analizar las diferencias entre estos dos modelos de organización, sus pros y contras, así como las claves que pueden ayudarte a tomar la mejor decisión al gestionar equipos en diversas latitudes.

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Principales diferencias entre una organización descentralizada y una centralizada

En pocas palabras, una organización descentralizada es aquella donde el día a día de las operaciones y el poder de la toma de decisiones se delega desde el nivel más alto de la gerencia a los niveles medio y de entrada. Por su parte, las organizaciones centralizadas son aquellas donde estos aspectos se concentran en la alta gerencia.

La estructura descentralizada es una manera en que la directiva de la organización se enfoca en las oportunidades de crecimiento y en decisiones estratégicas de largo plazo, en lugar de supervisar las tareas diarias.

Ahora bien, esto no quiere decir que las y los directivos de una empresa no se involucren en los pormenores. Sin embargo, lo hacen mediante marcos de trabajo con pesos y contrapesos, así como a través de mecanismos de vigilancia y rendición de cuentas.

La idea principal detrás de las organizaciones descentralizadas es que la autoridad y responsabilidad recaiga sobre aquellos que saben mejor. Es decir, que sean los stakeholders involucrados directamente con el área de negocio de su especialidad quienes se encarguen de su operación.

No obstante este modelo de organización es relativamente novedoso, la centralización aún se mantiene como predominante. Con esa cuestión en mente, revisemos algunos pros y contras de ambas aproximaciones.

Pros y contras de la centralización

El modelo centralizado en las organizaciones es mucho más longevo, por lo que incluso hay quienes lo consideran como la estructura tradicional de las empresas, gobiernos, o cualquier asociación pública o privada.

Como ya decíamos, su característica principal es que concentra en el mando central la toma de decisiones y la dirección de cada aspecto de la organización. Estos poderes se retienen en las oficinas centrales y cada colaborador cuya opinión tiene peso en estos comandos forma parte de dicha oficina.

Entre las ventajas que presenta este modelo se cuenta una cadena de mando bien definida y establecida. Esto facilita que cada cabeza de departamento elija a quién delegar ciertas funciones, así como que cada empleado sepa a quién debe reportar.

También se puede hablar de un mayor enfoque en resultados y de maneras más efectivas de concretar la visión de liderazgo. Esto, sin embargo, también disminuye la diversidad de puntos de vista, lo cual genera el peligro de sesgos en la organización.

Por otra parte, aunque generalmente se asocia con la efectividad y productividad, este modelo se queda corto en el momento en que los procesos se vuelven demasiado burocráticos y en última instancia sacrifican la agilidad del trabajo.

En suma, en cuanto a los pros se puede hablar de mandos sólidos y establecidos, y una rendición de cuentas mejor estructurada, pero a costa de una menor diversidad de opiniones y el riesgo de procesos que inhiban la iniciativa del equipo.

Pros y contras de la descentralización

Ya que analizamos los matices de la centralización, entendamos un poco más acerca de su opuesto, la descentralización.

En vista de la definición anterior, adelantamos que las organizaciones descentralizadas se caracterizan por delegar a las y los especialistas de ciertas áreas hacerse cargo de la operación y la toma de decisiones.

Bajo ese principio, se puede decir que una de las ventajas principales de la descentralización es que las organizaciones se vuelven autosuficientes bajo una buena gestión.

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Los beneficios en el corto plazo son evidentes: más agilidad y menor riesgo en períodos de transición o ausencia de liderazgo (como vacaciones o enfermedad). Así mismo, esto empodera a los empleados para tomar propiedad de sus actividades y a ser más vigilantes de la calidad de sus entregas.

En el largo plazo, para las empresas que están en etapa de crecimiento un esquema de organización descentralizado les facilita la adaptación de su modelo de negocio en nuevos mercados gracias a que las unidades trabajan en flujos mucho más ágiles.

Una toma de decisiones rápida frente a las emergencias y las iniciativas, así como mayor confianza para la experimentación, también le da libertad a los equipos de trabajo. Las estructuras descentralizadas los incentivan a poner en práctica su experiencia y conocimientos para resolver problemas o proponer soluciones.

Ahora bien, lo cierto es que una organización descentralizada que carezca de la guía necesaria conlleva una serie de problemas que no son menores. Básicamente, si no se lleva a cabo con los controles necesarios, la descentralización flaquea en todos los aspectos donde una centralización robusta progresa.

Esto se traduce en una cadena de mando débil, procesos de rendición de cuentas poco claros, y una permanente lluvia de ideas que difícilmente aterriza en aportaciones significativas de valor.

Afortunadamente, los retos que trajo consigo la pandemia en esta materia generaron que los expertos en ciencias organizacionales comenzaran a innovar y poner en práctica muchos supuestos que antes se consideraban inviables.

Exploremos algunos de ellos y veamos cómo pueden ayudarte a transformar y/o fortalecer tu modelo organizacional.

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Las 4 claves de los equipos descentralizados

Antes de la pandemia, era complicado encontrar ejemplos de empresas que optaran por un modelo de organización descentralizada. Como decíamos, la norma que regía era la centralización y el trabajo presencial.

Sin embargo, es probable que el ejemplo paradigmático es Basecamp. Incluso hasta la fecha, aunque hay muchos experimentos corriendo en este momento.

Gracias a las experiencias que dejó ésta y otras compañías, es posible reconocer por lo menos 4 claves que caracterizan una adecuada gestión de equipos de trabajo en una organización descentralizada.

1. Acceso a talento global y diverso

La competencia por atraer talento puede ser tan intensa como la que tienes con tus competidores directos.

Y es que en este asunto hay un factor geográfico importante: los equipos centralizados y presenciales compiten por talento dentro de un radio de unos cuantos kilómetros a la redonda. Puesto en perspectiva, reduce considerablemente la cantidad de talento disponible y que además cumpla con las necesidades específicas de tu negocio.

Contar con un equipo distribuido en diferentes ciudades e incluso países, te ayuda no sólo a alcanzar un pool de talento considerablemente más grande, sino que además fortalece tu oferta de valor de empleo.

No toda la fuerza de trabajo está dispuesta a mudarse de la ciudad donde siempre ha vivido para pagar mayores costos de vivienda, alimentos, transporte, y ocio (cuestión que es casi una regla en los centros urbanos de trabajo).

2. Equipos más felices

Decíamos que una de las grandes ventajas que tienen los equipos descentralizados es ofrecer a los colaboradores libertad y estimular su creatividad.

A la creación de este ambiente de confianza en el contexto profesional, se le puede sumar un mejor balance vida-trabajo gracias a la descentralización.

Te lo aseguramos: la autonomía que conlleva poder trabajar desde cualquier lugar, viviendo nuevas experiencias, y todo ello sin “quemar” tiempo de vacaciones, es una ventaja que difícilmente puede ofrecer un paquete de compensaciones centralizadas.

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3. Lealtad y compromiso (o una menor rotación)

De acuerdo con una investigación de la OCDE sobre el bienestar y la salud mental en el contexto laboral, una persona trabajadora valora altamente una sensación de tranquilidad y confort al realizar sus actividades.

Generalmente, en un esquema descentralizado, contar con estas dos condiciones es mucho más frecuente porque cada persona puede procurarse como mejor le convenga, así como también es más sencillo para las empresas brindar las condiciones adecuadas.

Esto es un paso más hacia el asegurar que tus colaboradores hagan lo posible para no cambiar dichas condiciones, e incluso atreverse a tomar un rol de mayor responsabilidad. En lo que respecta a la seguridad laboral, la descentralización es una aliada.

4. Menos gastos en general

Cualquier gerente, de prácticamente cualquier empresa, te dirá que no hay mejor estrategia de reducción de costos como simplemente no tener que hacer gastos.

Por ejemplo, un equipo remoto no requiere de oficinas para trabajar, lo que también reduce el gasto en mobiliario e insumos, así como de mantenimiento, viáticos, renta… y así sucesivamente.

Estas cuatro claves te pueden ayudar a decidir si el modelo de organización descentralizado realmente puede aportar un cambio significativo y positivo a tu empresa. Tomarlas en cuenta sirve para, posteriormente, ponerlas en práctica.

Cómo gestionar equipos en diversas latitudes

Hasta ahora hemos analizado los pros y contras de dos modelos de organización. Si has seguido la lectura hasta aquí, habrás notado una predilección hacia el modelo descentralizado. Esto no quiere decir que la centralización de ciertos procesos no pueda ser beneficiosa para tu empresa.

Un análisis de McKinsey indica que la clave para elegir qué aspectos enriquecen tu operación y cuáles pueden significar un riesgo se encuentra en mapear las necesidades particulares de cada una de tus unidades de negocio.

Para lograr esto, preparamos una checklist que puedes verificar para integrar de manera armónica ambos modelos en la dirección que quieras darle a tu empresa:

Organiza tu fuerza de trabajo en unidades de negocio estratégicas (SBUs): una SBU es un grupo de colaboradores que opera de manera independiente, pero con objetivos, procesos y rendición de cuentas alineadas con la estrategia general de negocio. Organizar tu empresa de esta forma es conveniente para estandarizar procesos y esclarecer los objetivos individuales y colectivos.

Orienta las funciones de cada unidad hacia la creación de valor: parte de la definición de una unidad estratégica de negocio es concentrarse solamente en aspectos particulares de la empresa. El propósito es que cada unidad genere propuestas de valor para el negocio y se encargue de ejecutarlas.

Determina dónde distribuir tus centros de toma de decisiones: entendemos que puede ser complicado, pero delegar a tus colaboradores les da la agencia necesaria para innovar y mantener el impulso creativo. Deja que “quienes saben más” tomen propiedad de sus áreas de especialidad.

Adopta un modelo organizacional para cada unidad de negocio: esto puede parecer que va en contra de toda la exposición anterior, pero para que la organización avance sin fricción, importa que además de la toma de decisiones, cada gestor pueda decidir cuáles son los modelos que más le convienen en función del equipo a su cargo.  

Utiliza metodologías para definición de objetivos y rendición de cuentas como OKRs: fijar metas y objetivos es fundamental para el crecimiento, pero de nada sirven metas ambiciosas si no hay un plan trazado para llegar a ellas. Existen metodologías como los OKRs (Objetivos y Resultados Clave, por sus siglas en inglés) cuyo propósito es facilitar a los equipos cómo llevar a la acción los planes de trabajo.

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Por último

El modelo de organización descentralizada cubre diferentes áreas y tiene un acercamiento holístico tanto al crecimiento de las empresas, como al desarrollo personal y profesional de sus colaboradores.

Al elegir una u otra opción, o intentar diseñar un modelo híbrido, no pierdas de vista los recursos que tienes a la mano. En última instancia, una gestión adecuada de estos particulares y la voluntad de subir los techos de crecimiento son objetivos que todos los colaboradores comparten con sus empresas.

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