Gestión de proveedores: 5 buenas prácticas para tu empresa

May 20, 2022
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Mantener una buena relación con prestadores de servicios es crucial para aquellos negocios que están en busca de exponenciar su crecimiento. De elegir a los adecuados, no sólo estarían sumando a que sus equipos de trabajo potencien su productividad, sino que, a través de una gestión de proveedores adecuada, se pueden abrir nuevas oportunidades de negocio.

Sin embargo, lograrlo tiene sus complejidades. En ocasiones, es importante mantener las relaciones comerciales que se han establecido desde que se puso en marcha el negocio, pero también es relevante tener visión estratégica para elegir cuándo hay que comenzar nuevos tratos.

Esto último —al igual que buena parte de las decisiones que se tomen durante las etapas de crecimiento de una empresa— implica retos. Desde la evaluación de riesgos hasta la negociación de precios, así como el hecho de optimizar la relación comercial de manera que ambas partes se vean beneficiadas. Es precisamente en este momento donde la gestión de proveedores toma importancia.

Gracias a que conforme una operación escala, la relación con terceras partes hace lo propio, existen diferentes estrategias para alinear ambos procesos. Con esta idea, nos dimos a la tarea de reunir 5 buenas prácticas para mejorar la gestión de proveedores que se lleva a cabo en cualquier empresa.

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¿Qué es la gestión de proveedores y por qué es importante?

Pese a que todavía no se trata de una ciencia empresarial constituida (como las ciencias organizacionales o el análisis financiero), se espera que para 2022 el tamaño de mercado de la gestión de proveedores alcance los $6,500 millones USD.

Por el lado técnico, la gestión de proveedores combina diferentes conocimientos y metodologías que la vuelven un área especializada necesaria en cualquier negocio con pretensiones de crecimiento.

De acuerdo con Gartner, se trata de una disciplina que permite a las organizaciones controlar los costos, dirigir un servicio a cliente con estándares de calidad, y mitigar los riesgos de una escalada de precios en servicios terciarios que el negocio no pueda solventar.

En suma, es una actividad que reúne tres áreas cruciales para el éxito de una empresa: el control de gastos, la cantidad de producto que manufactura o volumen de clientes a los que presta servicio, así como el proceso de cobranza.

Como ya decíamos, suele haber múltiples elementos involucrados, pero vale la pena destacar los siguientes pues, como veremos más adelante, estarán presentes en la recopilación de buenas prácticas.

Evaluación de riesgos

Lo sabemos: abrir tu compañía a terceras partes implica riesgos, pero la solución no es evitarlos por completo, sino contar con políticas que ayuden a mitigarlos.

Un marco de trabajo sólido permitirá diseñar planes de acción para las áreas legal, financiera, e incluso de gestión de reputación, en caso de cualquier eventualidad.

Comunicación

Al desarrollar una relación comercial, tanto el proveedor como el cliente deben comunicar claramente sus necesidades y expectativas. Los beneficios de una colaboración de este tipo deberían ser recíprocos y consistentes durante la duración del contrato.

Realizar una revisión exhaustiva de los términos y condiciones, y también de posibles multas en caso de incumplimiento, es indispensable para que el acuerdo llegue a buen puerto.

Precios

Si los precios que un proveedor ofrece no se ajustan a la estrategia presupuestal, el equipo de finanzas deberá evaluarlo. Desde los detalles como periodicidad de las facturas y los montos, los medios y procesos de pago, hasta las posibilidades de financiamiento, se deben especificar y validar por ambas partes.

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5 buenas prácticas para la gestión de proveedores

Ahora que conocemos las tres condiciones que permean la gestión de proveedores, veamos cómo ponerlas en práctica mediante 5 acciones puntuales.

Sin embargo, antes de adentrarnos por completo en ellas, cabe puntualizar que los procesos de selección y los específicos de la relación con cada proveedor pueden variar incluso al interior de la organización. El objetivo de una buena gestión es intentar homologar lo más posible estas inconsistencias.

Por ello, es importante destacar que este tipo de prácticas no son soluciones universales, de la misma manera en que su verdadero valor surge durante las fases de planeación.

1. Establecer una política clara de contratación de proveedores

En la actualidad, la seguridad de los datos y la información confidencial es una preocupación en incremento para las empresas. Desafortunadamente, alrededor del 74% de las compañías desconocen el número preciso de todas las terceras partes que manejan de alguna manera su información personal identificable.

Al igual que cualquier otra función de negocio, la gestión de proveedores debe contar con lineamientos específicos y claros. Las empresas requieren documentar con cautela y comunicar con regularidad a todos los equipos de trabajo, a sus líderes (quienes suelen llevar este tipo de acuerdos), así como a los miembros del consejo, sobre la política de contratación de terceros.

2. Crear una task force de relaciones con proveedores

Lo hemos visto suceder: incluso el mejor diseño de lineamientos, reglamentos, políticas, y un largo etcétera, puede convertirse en letra muerta.

¿Cómo evitarlo? Es indispensable sostener revisiones periódicas en las que se actualice lo que funciona y lo que puede mejorar. Estas actualizaciones deben tener como objetivo incrementar la eficiencia, mejorar la operación, y reducir los costos.

La mejor práctica a la que se puede recurrir es crear un “escuadrón” de colaboradores especialistas en gestionar relaciones con proveedores. Las habilidades clave pueden variar entre hard skills tan específicas como su conocimiento sobre las regulaciones del sector, o incluso soft skills de mayor alcance, como su capacidad de negociación y comunicación.

Designar a esta task force como vigía del proceso genera un contrapeso al diseño, por lo que los lineamientos encontrarán su solidez en la capacidad que desarrollen para reinventarse (pero ojo: el timing de cada cambio es clave).

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3. Definir criterios para elegir al mejor proveedor

Ya sea que necesites una solución rápida o estés buscando un proveedor que acompañe un ciclo largo de la estrategia, es importante establecer criterios mínimos para cada contratación.

Se puede o no integrar estos criterios en una metodología en particular, o incluso, de ser posible, considerar invertir en alguna herramienta de análisis de riesgos en la cadena de suministro. Lo importante es contar con al menos tres o cuatro factores para decidir cuál es el mejor proveedor para tu negocio (spoiler alert: no siempre es el precio).

Nosotros recomendamos fijarse en, al menos, lo siguiente:

Experiencia: un proveedor especializado en un giro particular puede ser de gran ayuda, pues están mucho más inclinados a entender los puntos finos de su industria, como las operaciones, el mercado, el consumidor, o incluso la competencia. Esto puede generar mucho valor para ambas partes.

Situación financiera: en la medida de lo posible, es importante averiguar sobre la situación financiera del proveedor, sobre todo para valorar si ésta pudiera tener un efecto negativo en la empresa. Su modelo de negocio y sus experiencias pasadas en el sector pueden ser de ayuda.

Credenciales: antes de firmar un contrato con un nuevo proveedor, es crucial conocer  su historia profesional, su presencia en medios de comunicación, y portafolio de clientes. Todo esto aporta a determinar si es seguro trabajar con el proveedor, si cuenta con las regulaciones adecuadas, y si es confiable para tratar información sensible.

Vigilar tus gastos y costos

Hasta el 80% de los gastos de una empresa pueden ocurrir fuera del debido proceso de compras. Esto da pie a lo que se conoce como gasto maverick, que hace referencia a las adquisiciones de bienes o servicios que ocurren fuera del alcance de la política de gastos empresarial.

Dichos gastos —también conocidos como fantasma— pueden ser intencionales o accidentales, pero de cualquier forma significan un grave riesgo a tu flujo de efectivo.

Generalmente, este tipo de compras ocurren con proveedores no autorizados, por lo que enfatizar con el equipo la importancia de seguir los lineamientos de contratación no solo te aseguran una buena gestión de los tratos comerciales con terceros, sino además una vigilancia más certera de los gastos en que incurre tu empresa.

Fijar metas y dirigir la colaboración con ese rumbo

Calidad y precios accesibles suelen ser las principales fuerzas que inclinan la balanza al momento de decidir, pero es crucial no olvidar que, en última instancia, una empresa busca proveedores cuando quiere incrementar su productividad y fortalecer sus ventajas competitivas.

No importa si se busca un proveedor que ayude a crecer la empresa o disminuir la carga de trabajo del equipo de colaboradores: establecer resultados clave (KPIs u OKRs) desde un principio, asegura que ambas partes sepan cuál es el rol que van a desempeñar.

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Gastos inteligentes para hacer mejores negocios

Encontrar al mejor proveedor para una empresa requiere enfocarse en cómo abastecer de los bienes y servicios correctos en el momento indicado; es decir, abordar estratégicamente la búsqueda y contratación de terceros.

Una vez que encontramos al adecuado, necesitamos de una solución que, aunada a las buenas prácticas que acabamos de describir, nos ayude a conducir nuestros negocios de manera inteligente.

Los productos dentro de la plataforma de Tribal que pueden ayudarte a fortalecer tu proceso de gestión de proveedores incluyen tarjetas de crédito virtuales ilimitadas, con lo que podrías designar una tarjeta con un tope de gastos para cada proveedor.

A esto se suma un visualizador de gastos en tiempo real y un panel de control para otorgar permisos y establecer límites de pago, vitales para mantener a raya los gastos maverick.

Y por último, sabemos que uno de los retos que enfrentan las empresas al entablar relaciones con sus proveedores es el financiamiento, por lo que si necesitas una solución para capital de trabajo, ofrecemos términos de pago extendidos a 60 o 90 días.

Tribal ofrece seguridad, eficiencia, rapidez, visibilidad, y costos asequibles para ayudarte a hacer mejores negocios.

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