Lección 2: Automatización de extremo a extremo

La automatización ha permitido una revolución en la eficiencia, la escalabilidad, la visibilidad y la calidad en la planta de producción. Lo mismo puede ser aplicado al proceso de cuentas por paagar. Al automatizar el flujo de trabajo, se acelera el proceso de pago, se elimina el riesgo de errores humanos, se aumenta la escalabilidad sin tener que contratar más personal y se mejora la visibilidad en cada paso del proceso.

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Según la encuesta 2022 de Strategic Treasurer, el 60% de los fabricantes afirman que el ahorro de tiempo y la mejora de la productividad son los principales impulsores de la automatización de los procesos de cuentas por pagar en sus empresas.

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Lección 3: Ahorro de costos en todos los puntos del proceso de pago a proveedores

Para lograr ahorros de costos en el proceso de pago a proveedores, es necesario centrarse en varias áreas. En el proceso de producción, esto puede incluir la reducción de costos de materiales, la prevención del mantenimiento, y la modificación del consumo de energía. Para los procesos de AP, los ahorros de costos pueden obtenerse al reemplazar los cheques físicos por pagos electrónicos, reducir los costos de procesamiento y mejorar el aprovechamiento de los descuentos por pago temprano.

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De acuerdo con un informe del Instituto de Operaciones Financieras y Liderazgo (IFOL, por sus siglas en inglés) el 45% de los departamentos de cuentas por pagar tardan entre 6 y 25 días en procesar una sola factura (desde la recepción hasta la aprobación del pago).

Lección 4: Genera mejores datos para tomar decisiones informadas

Con procesos manuales y sistemas fragmentados, el área de cuentas por pagar se convierte en una "caja negra" donde los datos no pueden ser vistos, analizados y reportados en tiempo real. La automatización completa de cuentas por pagar proporciona visibilidad completa y en tiempo real de esa caja, poniendo a tu alcance los datos completos y actualizados de AP.

Con mejores datos, puedes tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, datos y análisis sólidos te darán las ideas necesarias para:

• Mejorar el análisis de flujo de efectivo, la planificación de efectivo y la gestión de liquidez.
• Pronosticar el flujo de efectivo con precisión.
• Identificar oportunidades para optimizar el uso de pagos electrónicos.
• Tomar decisiones ágiles sobre mantener el efectivo versus aprovechar los descuentos de proveedores.
• Obtener ventaja en negociaciones con proveedores.
• Evaluar la responsabilidad de gastos y analizar patrones de gastos en diferentes ubicaciones.
• Optimizar la gestión del capital de trabajo.
• Determinar cómo financiar el crecimiento, hacer inversiones y financiar fusiones y adquisiciones.

Tomar mejores decisiones beneficia a todas las áreas de la empresa, desde AP hasta la planta y la alta dirección.

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Lección 5: Reduce el riesgo de fraude y fortalece la seguridad

La digitalización de la planta ha introducido grandes salvaguardas en la manufactura. Por ejemplo, con la supervisión automatizada que incorpora el aprendizaje automático, se emiten alertas en el momento en que surgen problemas, lo que mitiga el impacto negativo. La transformación digital en el área de cuentas por pagar también tiene una gran capacidad para reducir los riesgos de fraude. 

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En primer lugar, simplemente reemplazando los cheques -que son muy vulnerables al robo y al fraude- con pagos en línea, se fortalece sustancialmente la postura de seguridad. Las tarjetas virtuales, por ejemplo, utilizan un número único de 16 dígitos generado al azar, fecha de vencimiento y CVV que solo se pueden usar una vez.

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Lección 6: Atrae y empodera a trabajadores calificados

La automatización en AP no reemplaza la necesidad de trabajadores calificados, sino que les permite enfocarse en tareas de mayor valor. Al liberar a su equipo de AP de tareas tediosas y de bajo nivel, pueden dedicarse a iniciativas estratégicas que realmente impulsan el valor del negocio. Además, la transformación digital les permite colaborar con otros departamentos y utilizar datos de pagos anteriores y actuales para mejorar la gestión de proveedores y negociar mejores términos y tarifas. La transformación de AP no solo ayuda a retener al talento actual, sino que también atrae a nuevos trabajadores calificados a medida que tu negocio crece.

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Lección 7: Trata a tus proveedores como oro

Los proveedores son fundamentales para el éxito de cualquier empresa de fabricación, por lo que es importante tratarlos como socios valiosos. La transformación digital de AP no solo mejora la eficiencia interna, sino que también brinda beneficios significativos a los proveedores. Al proporcionar opciones de pago seguras y oportunas, se mejoran y fortalecen las relaciones comerciales. La reducción de exposición a fraudes y la eliminación de pagos tardíos también mejora la confianza y fidelidad de los proveedores. La transformación digital de AP beneficia tanto a su empresa como a sus proveedores, lo que resulta en una relación comercial más sólida y beneficiosa para ambas partes.

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¡Así que ahí lo tienes! La inteligencia artificial puede ser una herramienta poderosa para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y tomar decisiones informadas. Ya sea que se trate de analizar grandes cantidades de datos, mejorar la eficiencia operativa o predecir el comportamiento del cliente, la IA puede ser una valiosa adición a cualquier organización. Aunque puede parecer abrumador al principio, hay muchas soluciones disponibles que hacen que la IA sea accesible para empresas de todos los tamaños y presupuestos. Así que, si estás pensando en implementar la IA en tu empresa, ¡adelante y pruébalo! Los beneficios pueden ser enormes.

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