Cómo establecer políticas de viajes y gastos efectivas en tu empresa
Contar con una política de viajes y gastos clara y completa que se adapte a las necesidades de la organización es una cuestión vital para cualquier empresa. La política de T&E (travel and expense, por sus siglas en inglés) es fundamental para la rentabilidad, la integridad y el compliance de la compañía. En este blog, te proporcionaremos las mejores prácticas para establecer políticas de viajes y gastos efectivas.
¿Qué es T&E?
La política de viajes y gastos se refiere a los gastos que los empleados realizan mientras viajan por trabajo o atienden a un cliente. Estos gastos incluyen costos de viaje, alquiler de espacio para reuniones, alojamiento, comidas y cargos de teléfono en el extranjero, entre otros. Es importante que las políticas se cumplan, ya que el departamento de finanzas suele encargarse de estos procesos.
Beneficios de tener una política de T&E
Sin una política de viajes y gastos efectiva, es probable que tu empresa experimente gran frustración y gastos excesivos. Una política de T&E precisa y automatizada ayuda a controlar los gastos sin recurrir al micromanagement, reduce las preguntas repetitivas que el equipo administrativo necesita responder y asegura que el equipo financiero tenga acceso continuo a los datos y los informes que necesita. Sin una política adecuada, habrá trabajo innecesario durante el proceso de aprobación, los reembolsos, la recolección de informes de gastos y más.
¿Qué debería contemplar tu política de T&E?
A nivel general, tu política debería cubrir:
- Propósitos empresariales permitidos para viajar.
- Herramienta y proceso de reserva (para vuelos, alojamiento, trenes y alquiler de coches).
- Pautas básicas de gasto para cada categoría de gasto.
- Pautas básicas de reembolso (para comida, taxis y otros gastos pequeños).
Una política de T&E debe aclarar todo el presupuesto del viajero de negocios: incluidos los gastos de entretenimiento del cliente, los de transporte y varios más. Debes establecer claramente cuánto puede gastar el empleado en ciertos elementos sin necesidad de aprobación presupuestaria. También debe incluir qué gastos de viaje en los que incurra el empleado deberán estar sujetos a aprobación.
Las políticas de T&E incluyen obligaciones fiscales, procesos de reembolso y dan una visión general de la gestión de gastos. Las políticas pueden variar según el país de origen de tu empresa y el destino del viaje.
Por ejemplo, si el empleado tiene una cuenta bancaria en México, puede enfrentar recargos por tarjeta de crédito al viajar a Estados Unidos o Europa: pequeños detalles como este deben ser considerados en una política de T&E.
Es posible que tengas un documento digital para tu política de viajes y gastos para enseñar a los viajeros qué herramienta utilizar para reservar viajes, cómo presentar una solicitud de reembolso y su cantidad diaria máxima. Hoy en día, la mayoría de la política de viajes y gastos debería ser digital para poder automatizarla.
¿Qué se incluye en un informe de gastos de T&E?
Los informes de gastos de T&E son necesarios para cubrir los gastos de viaje de los empleados y minimizar los costos innecesarios tanto para el empleado como para tu negocio. Cualquier informe de gastos de T&E debe incluir:
- La fecha del gasto
- El proveedor del gasto
- La razón de cada gasto, es decir, viajes, alojamiento, almuerzo con clientes, coworking
- La cuenta interna facturable, es decir, marketing, desarrollo de negocios
- Prueba de pago a través de un recibo o factura
- Nombre del empleado que realizó la compra
- El subtotal de la compra
- Cualquier impuesto o IVA asociado con la compra
- El gran total (incluido el impuesto)
Documentar los gastos de T&E no tiene que ser un proceso complicado. Hay herramientas de gestión de gastos de viaje que pueden ayudar a simplificar sus procesos, haciendo que los futuros viajes de negocios sean igual de fluidos.
¿Por qué considerar Tribal Travel para la gestión de gastos de viajes de negocios de tu empresa?
Tribal Travel es una solución perfecta para las empresas que buscan simplificar y centralizar los gastos de viaje de sus empleados. Con Tribal Travel, los viajes de negocios se vuelven más sencillos, eficientes y rentables, gracias a su alianza con Expedia, lo que permite acumular recompensas y obtener beneficios exclusivos.
Al utilizar Tribal Travel, todas las reservas de viajes de negocios se pueden realizar en un solo lugar, lo que permite consolidar fácilmente todos los gastos de viaje. Además, permite a los empleados realizar sus propias reservas, pero concentrando sus gastos en una sola cuenta.
Otra ventaja de utilizar Tribal Travel es que se pueden crear tarjetas de crédito de viaje personalizadas para cada empleado, evento o departamento, lo que facilita la administración de los gastos y reduce los errores de contabilidad.
Además, los colaboradores pueden acumular recompensas de Expedia en sus cuentas personales, lo que incentiva a los empleados a ahorrar en sus viajes y también permite que la empresa acumule puntos y beneficios.
Las mejores prácticas para políticas de viajes y gastos
- Se claro y conciso: No compliques la política de viajes y gastos. Mantenla breve y claramente escrita para que sea fácil de entender y consultar. Para los umbrales de gastos o las tarifas de asignación diaria, asegúrate de que las reglas sean claras y expliques por qué son necesarias.
- Considera las necesidades de los empleados: Asegúrate de que tus empleados no terminen perjudicados: si se requiere que gasten en nombre de la empresa, reembolsa los gastos oportunamente. Si tu política establece que los empleados deben usar ciertos proveedores, como cadenas hoteleras, asegúrate de que haya una forma fácil y rápida de solicitar la aprobación de alternativas si no hay disponibilidad en el lugar.
- Conecta la política de viajes y gastos con el beneficio: Al impulsar las decisiones de viaje con datos de clientes y de ingresos, empoderas al viajero para gastar lo necesario para generar ingresos y beneficios para la empresa. Podrías establecer un presupuesto en función del pronóstico de ingresos del viaje de negocios. Por ejemplo, los representantes de ventas podrían recibir el 10% del valor total de su oportunidad de venta para los gastos de viaje. Saben que el trato debe ser rentable, por lo que esto fomentará comportamientos donde gastan el dinero como si fuera propio.
- Simplifica el proceso: El proceso para presentar los gastos debe ser fácil y sencillo. Utiliza la tecnología para tu beneficio y utiliza los sistemas de gestión de gastos más modernos que permitan a los empleados enviar sus solicitudes de reembolso mientras viajan y utilizando sus dispositivos móviles para tomar fotos de los recibos. Un sistema de presentación de gastos línea por línea significa que los empleados no tendrán que esperar para presentar todos sus recibos de gastos al mismo tiempo, lo que puede crear problemas de flujo de efectivo para la empresa. Simplificar el proceso ayudará a tus empleados a mantenerse al día con los gastos y a evitar errores.
- Utiliza un sistema integrado: Para la reserva de viajes, utiliza un sistema integrado de viajes y gastos que pueda automatizar la gestión de gastos, completando automáticamente una solicitud de reembolso con las reservas de viaje y alojamiento realizadas dentro del sistema. Esto ahorra tiempo a los empleados y al equipo financiero, aumenta la precisión y brinda una mejor visibilidad comercial de los gastos.
En resumen
Establecer políticas de viajes y gastos efectivas es fundamental para la rentabilidad, la integridad y el cumplimiento de la empresa. Sin una política adecuada, la organización puede experimentar gastos excesivos, trabajo innecesario durante el proceso de aprobación, reembolsos y recolección de informes de gastos, entre otros.
La política de T&E debe cubrir los propósitos empresariales permitidos para viajar, las herramientas y los procesos de reserva, así como las pautas básicas de gastos y reembolsos, obligaciones fiscales, procesos de reembolso, y también dar una visión general de la gestión de gastos.
